Tidlig på nyåret hender det at revisor står midt mellom paller, hyller og esker med notatblokk i hånden. For noen kan det virke litt unødvendig, lageret er jo allerede telt. Men kontrolltelling handler ikke om å telle alt på nytt. Det handler om å sikre at tallene som havner i regnskapet faktisk gir et riktig bilde.
Varelager er ofte en av de mest betydningsfulle postene i regnskapet. Små feil i antall eller verdi kan få store konsekvenser for resultat og balanse. Nettopp derfor bruker revisor tid på lageret tidlig i revisjonsprosessen.
Når vi deltar på kontrolltelling, tar vi utgangspunkt i den tellingen virksomheten selv har gjennomført, eller gjennomfører når vi kommer. Vi overtar ikke jobben, og vi “teller ikke alt på nytt”. I stedet observerer vi prosessen, gjør egne stikkprøver og danner oss en forståelse av hvordan lageret er organisert og kontrollert.
Kontrolltelling er med andre ord ikke et uttrykk for mistillit. Det er en måte å bekrefte at det som er gjort, er gjort på en god og etterprøvbar måte.
«Vi teller ikke fordi vi mistror, men fordi vi vil bekrefte at tellingen gir et riktig bilde»
En viktig del av dette arbeidet er å vurdere verdien av lageret. Mange forbinder revisors rolle her med å passe på at lageret ikke er overvurdert, og det stemmer. Varer som er ukurante, skadet eller foreldet skal ikke stå til full verdi. Men det stopper ikke der.
Vi ser også etter det motsatte; varer som faktisk har verdi, men som mangler i tellingen, er feilklassifisert eller er skrevet for langt ned. Målet er ikke lavest mulig lagerverdi, men riktig lagerverdi.
«Når verdiene stemmer med virkeligheten, skaper det tillit til tallene»
Derfor handler kontrolltelling like mye om å forstå vareflyten, vurdere rutiner og ha dialog med dem som kjenner lageret best, som om selve tellingen i seg selv.
At dette ofte skjer tidlig på året, er helt bevisst. For selskaper med ordinært regnskapsår skal det avlegges et årsregnskap per 31.12, og varelageret må derfor være korrekt talt og dokumentert rundt dette tidspunktet. Når vi deltar på kontrolltelling kort tid etter årsskiftet, er lageret nylig telt, informasjonen er fersk, og sammenhengen mellom tallene i regnskapet og varene som faktisk ligger på lageret er fortsatt tydelig og etterprøvbar.
Samtidig kan kontrolltelling gjennomføres både i slutten av desember og i begynnelsen av det nye året. Det avgjørende er ikke datoen på kalenderen, men om det er bevegelser på lageret rundt tellingstidspunktet. Dersom lageret for eksempel stenges fra julaften og frem til første arbeidsdag i januar, vil det i praksis ikke være forskjell på å telle 23. desember, 31. desember eller 2. januar. Varene er de samme. Da blir tellingen et øyeblikksbilde av lageret slik det faktisk var ved årsskiftet. Er det derimot aktivitet på lageret, må vi forholde oss til bevegelsene enten før eller etter tellingen, slik at tallene i årsregnskapet per 31.12 fortsatt blir riktige.
«For oss er det viktig at regnskapet forteller den samme historien som lageret gjorde ved årsskiftet»
Dette er en del av grunnmuren i revisjonen. Akkurat som planleggingsfasen, legger kontrolltelling av lager et viktig fundament for resten av arbeidet.
For virksomheten gir dette også en ekstra trygghet. Når lageret er godt dokumentert og gjennomgått tidlig, blir resten av revisjonsprosessen smidigere – og risikoen for overraskelser senere i året betydelig mindre.
Kort sagt:
Når revisor står på lageret i januar, er det ikke for å gjøre hverdagen mer komplisert. Det er for å sikre at tallene som følger virksomheten gjennom året, faktisk tåler å stå der.
